Во исполнение пункта 2.2. Приказа ИО РАН от 01.11.2023 № 181 «Об утверждении Положения о командировках ИО РАН», п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2025 г. № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», статей 168, 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ

1. При направлении работников, работа которых осуществляется в полевых условиях, носит   экспедиционный характер, в служебные  поездки или служебные командировки, использование личного  транспорта или личного транспорта третьих лиц работникам осуществлять с письменного согласия или ведома работодателя.
2. Работникам,   планирующим использование          личного          транспорта     (лично о транспорта третьих лиц) в командировке или экспедиции, предоставлять на имя директор ИО РАН служебную записку (Приложение № 1 к настоящему приказу)  с обоснованием необходимости использования           личного транспорта  (личного транспорта третьих лиц) в интересах работодателя, а также маршрут следования и условия использования личного транспорта (транспортного средства третьих лиц), в соответствии с п.4 настоящего приказа.
   До направления служебной записки директору работник обязан завизировать ее в бухгалтерии и планово-экономическом отделе.
3. В случае наличия положительного решения директора об использовании личного транспорта работника (личного транспорта третьих лиц) в командировке или экспедиции заключать с работником договор аренды с экипажем личного транспорта работника (лично о транспорта третьих лиц) (далее - Договор) в интересах работодателя.
   Инициатором заключения договора установить работника, направляющегося в командировку или экспедицию на личном транспорте.
4. В договоре указывать:
   • регистрационные данные автомобиля (модель и (или) марку, мощность, год выпуска, государственный регистрационный номер, идентификационный номер (VIN), цвет, массу, экологический класс, категорию (подкатегорию), данные о владельце);
   • данные ПТС, свидетельства о  регистрации транспортного         средства  или иных регистрационных документов;
   • размер арендной платы личного транспорта работника (личного транспорта третьих лиц), условия и порядок ее выплаты;
   • расходы, возмещаемые в связи с арендой личного транспорта работника (личного транспорта третьих лиц) и документы, которыми они должны быть подтверждены, а так же порядок их возмещения;
   • условия о том, кто несет ответственность за повреждение автомобиля в случае ДТП и иных происшествий, а также какие меры могут быть приняты при нарушении условий использования личного транспорта;
   • иные условия.
5. Для заключения договора работнику предоставлять копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество (право пользования). Заключение договора осуществлять только с собственником транспортного средства или лицом, уполномоченным в установленном законодательстве порядке на  заключение договоров аренды (нотариальной доверенности).
6. В течение 3 календарных дней с момента возвращения из командировки (в течение 14 календарных дней с момента возвращения из экспедиции) работнику предоставлять в бухгалтерию документы, подтверждающие фактическое использование транспорта в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
7. Работнику оформлять путевой лист при проезде к месту командирования или экспедиции и обратно на личном транспорте (личном транспорте третьих лиц).
8. По возвращении из командировки или экспедиции работнику предоставлять служебную записку директору с указанием фактического срока его пребывания в месте командирования или экспедиции с приложением документов, подтверждающих использование транспорта, находящегося в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), для проезда к месту командирования или экспедиции и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
9. В случае если работник по каким-либо причинам использовал личный транспорт (личный транспорт третьих лиц) для проезда к месту командирования или экспедиции и обратно без согласия или ведома работодателя, то работнику необходимо в течение 3 календарных дней с момента возвращения из командировки (в течение 14 календарных дней с момента возвращения из экспедиции) предоставить директору объяснительную о причинах неисполнения пункта 2 настоящего приказа.
10. В случае если работник по каким-либо причинам использовал личный транспорт (личный транспорт третьих лиц) для проезда к месту командирования или экспедиции и обратно без согласия или ведома работодателя, расходы работника, связанные с  проездом к месту командирования или экспедиции и обратно, работнику не возмещаются.
11. К работникам, допустившим нарушение порядка направления в командировку с использованием личного автомобильного транспорта и сроков предоставления отчетов, установленных настоящим приказом, может быть применено дисциплинарное взыскание и депремирование.
12. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ВРИО директора В.П. Шевченко